Se encuentra usted aquí
Líneas de control en Res. 1962/2022 CGR.
En relación a las líneas de control dentro de la institución, reseñados en Resolución 1962/2022, se identifica: la alta dirección, el personal funcionario o funcionaria y el equipo de auditores. Se hace presente que la alta dirección es la principal responsable de su aplicación y cumplimiento, el cual es necesario para un eficiente y adecuado proceso operativo. Se consideran también como partes interesadas externas a la Contraloría General de la República.
Así, la resolución detalla:
1. Alta dirección
La alta dirección, es la primera línea de control de una entidad y tiene la responsabilidad general del diseño, implementación y supervisión del correcto funcionamiento, mantenimiento y documentación del sistema de control interno. La administración superior de la entidad puede incluir Jefes(as) de Servicio, Alcaldes y Alcaldesas, Directivos(as), u otros definidos por la propia entidad.
La alta dirección debe tener asumido que una sólida estructura de control interno es primordial para el cumplimiento de sus propósitos. Asimismo, permite contribuir a mejorar a las operaciones de la organización, evaluando y mejorando la eficacia de los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno.
Adicionalmente, la alta dirección debe establecer una función de auditoría interna como parte esencial de la estructura de control interno, definiendo objetivos para ésta y evitando restricciones a los(as) auditores(as) en el cumplimiento de su función. Además, debe trabajar de manera constructiva con los(as) auditores(as) para identificar los riesgos y el diseño de los controles de mitigación, otorgándoles la responsabilidad de evaluar periódicamente las operaciones y sus controles asociados, con el fin de identificar debilidades y determinar recomendaciones o medidas correctivas que sean necesarias. Algunos ejemplos de las actividades que debe efectuar la alta dirección son:
- Propiciar un ambiente ético en la organización, por ejemplo, estableciendo un código de ética y de conducta.
- Definir áreas de autoridad y responsabilidad formales y darlas a conocer al resto de las personas funcionarias.
- Establecer personal con competencias adecuadas para cumplir dichas funciones.
- Establecer un sistema de control de calidad en la organización.
- Asegurar la competencia profesional del personal de auditoría interna.
- Implementar un sistema de aseguramiento de la calidad de los procesos de la organización.
2. Empleados(as) o funcionarios(as)
Los empleados(as) o funcionarios(as) de una entidad que no son parte de la alta dirección, tales como jefaturas intermedias, encargados(as), coordinadores(as) y otras personas funcionarias, tiene un rol relevante en el cumplimiento del control interno. Muchas veces son las personas funcionarias las que aplican, revisan y/o corrigen las actividades de control implementadas en los diversos procesos de una organización, identificando en la práctica qué aspectos pueden ser mejorados a través de los controles. Algunos ejemplos de las actividades que deben efectuar los empleados(as) o funcionarios(as) son:
- Efectuar las labores diarias con apego a los planes y procedimientos internos.
- Reportar a las jefaturas anomalías en las actividades de control que pudieran afectar el cumplimiento de los objetivos institucionales.
3. Auditoría Interna
Los(as) auditores(as) internos(as) forman parte importante del marco de control interno de una organización, sin embargo, no son los responsables de la aplicación de procedimientos específicos de control, asimismo, la auditoría interna como tal no puede reemplazar la existencia de un sólido y adecuado sistema de control interno.
La auditoría interna debe ser una actividad independiente dentro de la organización, de garantía objetiva y carácter consultor que agregue valor y mejore el funcionamiento de la entidad, además debe tener independencia de las operaciones regulares de la entidad, reportando sus resultados a la autoridad máxima de la organización. Esto último, permite que se presenten opiniones imparciales respecto de la valoración del control interno, con propuestas objetivas que busquen corregir las anomalías detectadas.
Para el logro de los objetivos de la función de auditoría interna es relevante contar con el personal idóneo y capacitado, y con los recursos suficientes para ejercer esta función.
La alta dirección, debe utilizar la labor de la auditoría interna como ayuda para el monitoreo de la efectividad del control interno, por cuanto proporciona información continua sobre el funcionamiento, de la entidad y la evaluación del diseño y operación del control interno, pudiendo entregar recomendaciones para mejorar las debilidades detectadas, sin dejar nunca de lado la independencia y la objetividad.
Por otra parte, la auditoría interna puede contribuir a la eficiencia de las tareas realizadas por auditores(as) externos(as), tanto de la Contraloría General como de firmas auditoras privadas (si es aplicable), por cuanto, la naturaleza y alcance de los procedimientos establecidos por la auditoría externa pueden ser modificados si se confía en el trabajo del(a) auditor(a) interno(a) y en la eficiencia de los controles implementados en la organización. Algunos ejemplos de las actividades que debe efectuar la Auditoría Interna son:
- Asesorar a la gerencia en áreas en riesgo.
- Establecer planes y objetivos estratégicos periódicos de auditoría.
- Realizar auditorías a las operaciones de la entidad.
- Evaluar los sistemas de tecnología de la información utilizados.
- Recomendar formas de mejorar las operaciones y fortalecer los controles.
- Hacer seguimiento de las recomendaciones con el fin de constatar que sean completa y efectivamente implementadas.
- Coordinar las actividades de auditoría con los(as) auditores(as) externos(as).
4. Contraloría General de la República
La función de la Contraloría General es contribuir en el logro de los objetivos de la entidad y proveer información útil para llevar a cabo adecuados procedimientos de control interno.
Conforme lo ha establecido su mandato, la Contraloría General evaluará los sistemas de control interno de las entidades; fiscalizará la aplicación de las disposiciones relativas a la administración financiera del Estado, particularmente, las que se refieren a la ejecución presupuestaria de los recursos públicos; examinará las operaciones efectuadas y la exactitud de los estados financieros; comprobará la veracidad de la documentación sustentatoria; verificará el cumplimiento de las normas estatutarias aplicables a las personas funcionarias públicas y formulará las proposiciones que sean adecuadas para subsanar los vacíos que detecte, informando de ello a la alta dirección. Lo anterior a través de la ejecución de auditorías o investigaciones especiales.
Otros actores en el sistema de control
Auditoría Externa: La auditoría externa (distinta de Contraloría) también contribuyen al logro de los objetivos de control, por ejemplo, a través de la emisión de los informes financieros que contribuyen a una buena administración.
Otras organizaciones: Considera todas aquellas organizaciones que interactúan con la entidad, por ejemplo, instituciones reguladoras, Consejo de la Sociedad Civil (COSOC), grupo de beneficiarios(as), entre otras.
