Activo Fijo – La necesidad de mantener un Inventario Mural

La Universidad de Santiago de Chile, a través de la Resolución N°5894/2022, aprobó el reglamento de Propiedad, Planta y Equipo (PPE) e Intangibles de la USACH, cuyo objetivo y alcance es establecer las pautas y directrices del proceso de propiedad, planta y equipos. Esta normativa abarca desde la recepción, revisión, gestión, contabilización, toma de inventario, análisis, y aprobación de todos los bienes sean Inmuebles o Muebles e Intangibles que la Universidad adquiere, se cedan, donen y/u otra vía, con el fin de mantener el control permanente.

Uno de los aspectos relevantes del reglamento, señalado en su artículo N°8, establece que “en toda dependencia universitaria como sala, taller, laboratorio, oficina u otra, deberá mantenerse permanentemente actualizado y en lugar visible un “Inventario Mural”, que contendrá una relación de todos los bienes inventariables de PPE existentes, con el número de inventario y sus características principales, como también deberá llevar el nombre del Usuario y firma del Jefe y/o responsable de la Unidad o centro de costo respectivo”.

La Sección de Propiedad, Planta y Equipos, será responsable del registro y control de los bienes de PPE, estando a cargo, entre otras actividades, de:

• Registrar oportuna, completa y sistemáticamente los bienes inventariables.
• Realizar el control y verificar la existencia física de los bienes.
• Efectuar y mantener actualizado el inventario físico de los bienes.

Por su parte, los Jefes de los centros de costos y/o Unidades, serán los responsables de los bienes de la Universidad, velando por el cumplimiento de las normas y supervisando que el Inventario Mural se mantenga en cada recinto de su dependencia.

Además, cada centro de costo y/o Unidad nombrará a uno o más funcionarios, encargados de mantener actualizado el Inventario Mural, sin perjuicio de sus funciones habituales.

Este instrumento no solo constituye una herramienta esencial para garantizar el control, la trazabilidad y la adecuada gestión de los bienes de Activo Fijo, sino que también, exige un compromiso activo con la supervisión, actualización y correcta visibilidad del Inventario Mural, asegurando el cumplimiento de las normativas institucionales y fortaleciendo la transparencia y eficiencia en la administración de los recursos universitarios.

Es de importancia señalar que, en atención a la última modificación de la Estructura Orgánica realizada mediante la Resolución Nº1414/2025, las funciones relacionadas a controlar, registrar y reportar los activos fijos muebles e inmuebles de la Institución están asignadas a la Unidad de Contabilidad de la VRIFYL.

(Por: Vania Huentecura Castro, Auditora)